Puolustusministeriön uusi asiointipalvelu tukee Suomen turvallisuutta
Puolustusministeriö vastaa valtioneuvoston osana ja hallinnonalansa ohjaajana Suomen kansallisesta puolustuspolitiikasta ja turvallisuudesta sekä kansainvälisestä puolustuspoliittisesta yhteistyöstä.
Asiakas: Puolustusministeriö
Toimiala: Julkinen hallinto
Sijainti: Helsinki, Suomi
Asiakkaan haaste: Työläs ja manuaalinen lupaprosessi
EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelta tulevat ostajat tarvitsevat luvan kiinteistön hankintaan Suomessa. Luvan hakeminen perustuu lakiin ja puolustusministeriö toimii ulkomaalaisen kiinteistönhankinnan lupaviranomaisena. Lupaprosessilla varmistetaan Suomen turvallisuudelle kriittisten alueiden turvaaminen. Lupaa kiinteistön hankinnalle ei myönnetä, jos hankinnan voidaan arvioida uhkaavan kansallista turvallisuutta tai vaikeuttavan maanpuolustuksen järjestämistä, alueellisen koskemattomuuden valvontaa ja turvaamista tai rajavalvonnan, rajaturvallisuuden tai huoltovarmuuden varmistamista.
Luvan haku- ja käsittelyprosessit ovat aiemmin olleet monivaiheisia ja sisältäneet paljon manuaalista työtä. Asiointijärjestelmä mahdollistaa nykyaikaisen ja sujuvan sähköisen asioinnin niin luvanhakijoille kuin viranomaisellekin.
Puolustusministeriössä on vuodesta 2020 lähtien tehty noin 4000 lupapäätöstä EU- ja ETA-alueiden ulkopuolisten ostajien kiinteistönhankinnoissa. Päätöksiä kiinteistöjen hankinnan luvista tehdään siis päivittäin ja asiointipalvelu helpottaa ja nopeuttaa tätä työtä merkittävästi.
-1-1.png?width=800&height=491&name=1400x1280-6019(3)-1-1.png)
Ratkaisu: Sujuva ja yhtenäinen työnkulku sähköisessä asiointipalvelussa
Puolustusministeriö kehitti kanssamme kiinteistön hankintaan tarvittavan luvan hakemiseen ja lupien käsittelyyn sähköisen asiointipalvelun, joka helpottaa luvan hakemista sekä sujuvoittaa viranomaisen työtä.
- Integroitu ulkomaalaisen henkilön sähköinen tunnistaminen: Tunnistaminen on toteutettu suomi.fi-tunnistuksen ja Finnish Authenticator-tunnistuspalvelun kautta.
- Integroitu verkkomaksupalvelu: Lupahakemuksen käsittelymaksun voi suorittaa asiointijärjestelmässä verkkomaksupalvelun kautta.
- Integroitu sähköinen allekirjoitus. Puolustusministeriössä päätöksen allekirjoitus hoituu myös samassa asiointipalvelussa, Twodayn X-Sign-allekirjoituspalvelun integraation avulla.
- Ketterä ja joustava projekti palvelumuotoilua hyödyntäen: Palvelumuotoiluprosessin aikana tunnistettiin yli toistasataa erilaista käyttötapausta, joista kaikkia ollut tunnistettu alkuperäisessä suunnitelmassa, mutta jotka olivat kuitenkin järjestelmän kannalta välttämättömiä toteuttaa. Asiointipalvelun ominaisuuksia onkin säädetty matkan varrella joustavasti niin, että lopputulos vastaa varmasti asiakkaan oikeaan tarpeeseen. Vaikka hanke on ollut huomattavan laaja ja käyttötapausten määrä paisui alkuperäisestä suunnitelmasta, projekti on pysynyt hyvin budjetissa.
Tulokset: Yhtenäinen työnkulku tekee sekä hakemisesta että päätöksen tekemisestä helpompaa ja nopeampaa
- Yhtenäinen sähköinen hakemusprosessi: Tunnistautuminen, hakemuksen ja liitteiden jättäminen sekä hakemuksen käsittelymaksun suorittaminen hoituvat sujuvana sähköisenä ja yhtenäisenä työnkulkuna.
- Sujuvampi ja nopeampi päätösprosessi: Kaikki päätöksen tekemiseen tarvittava tieto löytyy samasta järjestelmästä. Päätöksen sähköinen allekirjoittaminen asiointipalvelussa sujuvoittaa päätöksentekoa.
- Helpompi liitteiden arkistointi: Hakemuksen liitteet ovat valmiiksi digitaalisessa muodossa samassa järjestelmässä ja valmiina arkistoitaviksi automaattisesti hakemuksen ja päätöksen kanssa.
- Jouhevampi viestiminen: Luvan hakijan ja viranomaisen välinen viestintä ja yhteydenpito käsittelyprosessin ajan sujuu kätevästi asiointipalvelun kautta. Lisäksi hakija pystyy seuraamaan käsittelyn etenemistä ja vastaanottamaan päätöksen asiointipalvelussa.
“Yhteistyö Twodayn tiimin kanssa on sujunut mallikkaasti. Suunnittelu on ollut ennakoivaa ja tulokset ovat vastanneet tarvettamme. Hanketta on johdettu systemaattisesti ja pitäen asiakkaan ajan tasalla muutoksista. Olemme olleet tyytyväisiä Twodayn tapaan toimia ja jatkossakin Twoday on meille luotettava ja tärkeä toimittaja.”
Sara Kajander
Apulaisosastopäällikkö, Puolustusministeriö